|
Evidence pracovníků je klíčovou součástí personální a mzdové agendy každé společnosti. Zahrnuje shromažďování, uchovávání a zpracování informací o zaměstnancích, ať už jde o kmenové zaměstnance nebo brigádníky. Správná evidence je nezbytná pro plnění zákonných povinností, efektivní řízení lidských zdrojů a pro mzdové účetnictví.
|
| Základní aspekty evidence pracovníků:
|
- Osobní údaje: Jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, kontaktní údaje, pohlaví, státní občanství, číslo bankovního účtu.
- Pracovněprávní vztah: Typ pracovního poměru (pracovní smlouva (HPP), dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti), datum nástupu a ukončení pracovního poměru, pracovní pozice, mzdové zařazení, údaje o zkušební době, údaje o mateřské/rodičovské dovolené.
- Pracovní doba: Evidence odpracovaných hodin, dovolené, nemocenské, překážek v práci, práce přesčas, noční práce, víkendové směny.
- Mzdové údaje: Výše mzdy, srážky ze mzdy (daně, pojištění, exekuce), výplatní listiny, prémie, odměny, údaje o poskytovaných benefitech (např. stravenky, penzijní připojištění).
- Vzdělávání a kvalifikace: Dosažené vzdělání, absolvované kurzy a školení, profesní certifikáty, jazykové znalosti.
- Jiné: Údaje o zdravotním pojištění, sociálním zabezpečení, daňové údaje (např. daňové prohlášení, slevy na dani).
|
|
Zákonné požadavky na evidenci:
|
- Zákoník práce: Stanovuje povinnosti zaměstnavatele vést evidenci o zaměstnancích, včetně evidence pracovní doby a mzdových údajů.
- Zákon o ochraně osobních údajů (GDPR): Upravuje pravidla pro zpracování osobních údajů zaměstnanců. Zaměstnavatel musí zajistit bezpečnost a ochranu těchto údajů a mít souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů.
- Další právní předpisy: Např. daňové zákony, zákony o sociálním a zdravotním pojištění, zákon o nemocenském pojištění, zákon o důchodovém pojištění.
|
|
Význam evidence pro mzdovou účetní:
|
- Správný výpočet mzdy: Evidence pracovníků poskytuje mzdové účetní potřebné informace pro výpočet mzdy, odvodů a daní. Je to základ pro měsíční vyúčtování.
- Kontrola dodržování zákonných předpisů: Evidence umožňuje sledovat dodržování zákoníku práce a dalších právních předpisů, včetně správného zařazení zaměstnance do mzdové třídy a dodržování minimální mzdy.
- Podklady pro reporting a statistiky: Evidence slouží jako zdroj dat pro interní reporty a pro statistické účely, např. pro vykazování údajů o mzdách a počtu zaměstnanců. Data jsou důležitá i pro uzávěrky na konci roku.
- Kontrola nároku na dávky: Evidence slouží jako podklad pro žádosti o různé dávky (nemocenská, mateřská, otcovská, atd.) a pro výpočet jejich výše.
- Účetní a daňové audity: V případě kontrol ze strany finančního úřadu nebo jiných orgánů je správná evidence pracovníků klíčová pro prokázání souladu s legislativou.
|
|
Elektronická evidence pracovníků: V současné době se stále více využívají elektronické systémy pro evidenci pracovníků. Tyto systémy usnadňují shromažďování, uchovávání a zpracování dat, a také umožňují automatizaci některých procesů, jako je například generování výplatních pásek nebo odesílání údajů na úřady. Elektronické systémy také často nabízejí funkce pro plánování směn, evidenci docházky a řízení personalistiky.
|
|
Důležité body pro vedení evidence:
|
- Aktualizace údajů: Pravidelně aktualizovat údaje o zaměstnancích, včetně jejich osobních údajů, pracovněprávních vztahů a mzdových údajů.
- Zabezpečení dat: Zajistit ochranu osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zničením. V souladu s GDPR je nutné mít zavedeny technické a organizační opatření pro zajištění bezpečnosti dat.
- Archivace dokumentů: Důležité dokumenty archivovat v souladu s platnými předpisy, a to po dobu stanovenou zákonem. Skartace dokumentů by měla probíhat v souladu s vnitřními předpisy společnosti a s ohledem na ochranu osobních údajů.
- Pravidelné kontroly: Provádět pravidelné kontroly evidence pracovníků, aby se zajistila její správnost a úplnost.
- Školení zaměstnanců: Pravidelně školit zaměstnance o zásadách vedení evidence pracovníků a o ochraně osobních údajů.
|
|
Na webu mzdova.online naleznete aktuální informace o legislativě týkající se evidence pracovníků, vzory dokumentů a další užitečné rady pro mzdové účetní. Sledujte nás pro nejnovější aktualizace.
|
|
